Out Of Office: Voorbeeld Voor Een Nieuwe Baan

Wat is een out of office bericht?

Een out of office bericht, ook wel een afwezigheidsassistent genoemd, is een automatisch antwoord dat wordt verzonden naar personen die een e-mail sturen naar een afwezige persoon. Het bericht informeert de afzender dat de ontvanger tijdelijk niet beschikbaar is en geeft aan wanneer hij of zij weer verwacht terug te zijn. Out of office berichten worden vaak gebruikt wanneer iemand met vakantie is, een opleiding volgt, of een nieuwe baan begint.

Het doel van een out of office bericht is tweeledig. Ten eerste helpt het bericht ervoor te zorgen dat de afzender op de hoogte is van de afwezigheid van de ontvanger en niet verwacht direct een reactie te krijgen. Ten tweede biedt het bericht een mogelijkheid om de afzender door te verwijzen naar een collega of alternatieve contactpersoon, zodat de afzender toch geholpen kan worden tijdens de afwezigheid van de ontvanger.

Voorbeelden van out of office berichten bij een nieuwe baan

Wanneer je een nieuwe baan begint, is het belangrijk om een out of office bericht in te stellen om je contacten op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Hier zijn enkele voorbeelden van out of office berichten die gebruikt kunnen worden bij het starten van een nieuwe baan:

Voorbeeld 1:
Beste afzender,

Bedankt voor het sturen van een e-mail. Ik wil je graag laten weten dat ik recentelijk ben gestart in een nieuwe functie bij [naam bedrijf]. Op dit moment ben ik druk bezig met het inwerken en daarom niet in staat om mijn e-mails regelmatig te lezen.

Ik ben afwezig tot [datum]. Mocht je hulp nodig hebben tijdens mijn afwezigheid, dan kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [contactgegevens collega]. Hij/zij zal je graag verder helpen.

Excuses voor het eventuele ongemak en bedankt voor je begrip.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Voorbeeld 2:
Beste afzender,

Dank je wel voor je bericht. Ik wil graag laten weten dat ik onlangs ben overgestapt naar een nieuwe werkgever en daarom tijdelijk niet beschikbaar ben om mijn e-mails te beantwoorden.

Mijn afwezigheid duurt van [datum] tot [datum]. Gedurende deze periode kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [contactgegevens collega]. Hij/zij zal je verder kunnen helpen met je vragen of verzoeken.

Bedankt voor je begrip en ik zal zo spoedig mogelijk reageren zodra ik weer beschikbaar ben.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Het is belangrijk om de voorbeelden aan te passen aan je eigen situatie en specifieke informatie toe te voegen, zoals de naam van je nieuwe werkgever en de datum waarop je weer beschikbaar bent.

Belangrijke elementen van een out of office bericht

Een effectief out of office bericht bevat enkele belangrijke elementen die ervoor zorgen dat de afzender goed geïnformeerd is en indien nodig wordt doorverwezen naar een collega. Hier zijn enkele belangrijke elementen die in een out of office bericht moeten worden opgenomen:

1. Verwachte duur van afwezigheid: Geef duidelijk aan wanneer je afwezig bent en wanneer je weer beschikbaar bent om e-mails te beantwoorden.

2. Alternatieve contactpersoon: Vermeld de naam en contactgegevens van een collega die de afzender kan benaderen voor dringende zaken tijdens je afwezigheid.

3. Bevestiging van ontvangst: Laat de afzender weten dat je de e-mail hebt ontvangen en dat je zo spoedig mogelijk zult reageren na je terugkeer.

4. Persoonlijke touch: Voeg een persoonlijke begroeting en een korte boodschap toe om het bericht vriendelijk en professioneel te maken.

Het is ook belangrijk om het bericht te formuleren in een duidelijke en professionele toon. Vermijd te veel persoonlijke details en zorg ervoor dat het bericht grammaticaal correct is.

Out of office berichten voor specifieke situaties

Naast het starten van een nieuwe baan, zijn er verschillende andere situaties waarin het instellen van een out of office bericht essentieel is. Hier zijn enkele voorbeelden van out of office berichten voor specifieke situaties:

1. Out of office bericht voor vakantie:

Beste afzender,

Bedankt voor je e-mail. Ik wil je graag laten weten dat ik met vakantie ben van [datum] tot [datum]. Tijdens deze periode heb ik beperkte toegang tot mijn e-mails en kan het langer duren voordat ik reageer.

Als je dringende hulp nodig hebt, kun je contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [contactgegevens collega]. Hij/zij zal je graag verder helpen.

Ik waardeer je geduld en zal zo snel mogelijk reageren zodra ik terug ben van vakantie.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

2. Out of office bericht voor het volgen van een opleiding:

Beste afzender,

Dank je wel voor je bericht. Ik wil graag laten weten dat ik momenteel een opleiding volg en daarom niet direct kan reageren op je e-mail.

Mijn afwezigheid duurt van [datum] tot [datum]. Als je onmiddellijke hulp nodig hebt, neem dan contact op met mijn collega [naam collega] via [contactgegevens collega]. Hij/zij zal je verder kunnen helpen tijdens mijn afwezigheid.

Bedankt voor je begrip en ik zal zo spoedig mogelijk reageren zodra ik weer beschikbaar ben.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

3. Out of office bericht bij het beëindigen van het dienstverband:

Beste afzender,

Dank je wel voor je e-mail. Ik wil je graag laten weten dat ik recentelijk mijn dienstverband bij [naam bedrijf] heb beëindigd. Ik ben momenteel niet meer werkzaam bij het bedrijf en kan je daarom niet direct helpen.

Als je iemand anders binnen het bedrijf nodig hebt, kun je contact opnemen met [naam collega] via [contactgegevens collega]. Hij/zij zal je verder helpen met je vragen of verzoeken.

Bedankt voor je begrip en ik waardeer de samenwerking die we hebben gehad.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]

Ongeacht de situatie is het altijd belangrijk om het out of office bericht aan te passen aan je eigen omstandigheden en specifieke informatie toe te voegen.

Tips voor het effectief gebruik van out of office berichten

Hier zijn enkele praktische tips voor het effectief gebruik van out of office berichten:

1. Stel het bericht in Outlook in: Gebruik de automatische antwoordfunctie van Outlook om je out of office bericht in te stellen. Op deze manier wordt het bericht automatisch verzonden naar alle afzenders die je een e-mail sturen.

2. Wees beknopt en duidelijk: Houd het out of office bericht beknopt en duidelijk. Vermeld de belangrijkste informatie zoals de duur van je afwezigheid en de contactgegevens van een collega.

3. Vermijd te veel persoonlijke informatie: Houd het professioneel en vermijd het verstrekken van te veel persoonlijke details in het out of office bericht. Beperk je tot de nodige informatie.

4. Vermeld de alternatieve contactpersoon: Zorg ervoor dat je de naam en contactgegevens van een collega vermeldt die de afzender kan benaderen tijdens je afwezigheid.

5. Stuur belangrijke e-mails door: Overweeg om belangrijke e-mails door te sturen naar een collega die je vertrouwt. Op deze manier worden belangrijke zaken niet genegeerd tijdens je afwezigheid.

6. Pas het bericht aan je eigen situatie aan: Zorg ervoor dat je het out of office bericht aanpast aan je eigen situatie en specifieke omstandigheden. Voeg relevante informatie toe, zoals de naam van je nieuwe werkgever of de datum waarop je weer beschikbaar bent.

Veelgestelde vragen over out of office berichten

Hier zijn enkele veelgestelde vragen en antwoorden over out of office berichten:

1. Hoe lang van tevoren moet ik mijn out of office bericht instellen?
Het is raadzaam om je out of office bericht in te stellen voordat je daadwerkelijk afwezig bent. Dit geeft mensen de kans om op de hoogte te zijn van je afwezigheid voordat ze je een e-mail sturen.

2. Kan ik mijn out of office bericht automatisch laten eindigen?
Ja, de meeste e-mailprogramma’s, zoals Outlook, bieden de mogelijkheid om een einddatum in te stellen voor je out of office bericht. Op deze manier wordt het bericht automatisch uitgeschakeld na de opgegeven datum.

3. Hoe vaak moet ik mijn out of office bericht controleren tijdens mijn afwezigheid?
Het is een goed idee om je out of office bericht regelmatig te controleren tijdens je afwezigheid, zodat je indien nodig je collega kunt instrueren om actie te ondernemen of om dringende zaken op te volgen.

4. Moet ik mijn out of office bericht ook instellen voor interne e-mails?
Het instellen van een out of office bericht voor interne e-mails is niet verplicht, maar het kan wel nuttig zijn om je collega’s op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Op deze manier weten ze dat ze tijdelijk niet op jouw reactie hoeven te wachten.

5. Kan ik een grappig out of office bericht gebruiken?
Het is gebruikelijk om een out of office bericht in een professionele en beleefde toon te formuleren. Het gebruik van humor kan gepast zijn, maar zorg ervoor dat het bericht nog steeds professioneel blijft en geen misverstanden kan veroorzaken.

Het instellen van een out of office bericht is een belangrijk onderdeel van het beheren van je e-mails tijdens je af

Voorbeeld van een out of office bericht als een medewerker niet langer werkzaam is bij het bedrijf of op pensioen is. Beste afzender, Vanwege een nieuwe baan ben ik niet meer werkzaam bij [naam bedrijf]. Ik verzoek u vriendelijk om contact op te nemen met [naam en e-mailadres].Out of office voorbeeld vaste vrije dag

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel niet beschikbaar omdat ik op mijn vaste vrije dag ben. Ik zal op (datum) weer op kantoor zijn en zo snel mogelijk op je e-mail reageren. Als je een dringende vraag hebt, kun je contact opnemen met (naam en contactgegevens van collega).Maak het persoonlijk en positief

Ik ben afwezig tot XXX. Mijn mail wordt niet gelezen of doorgestuurd. Op maandag XXX ben ik weer aanwezig. In deze mail lees je bij wie je tijdens mijn afwezigheid terechtkunt.

Wat Is Een Goede Out Of Office Bericht?

Hoe Afwezigheid Aankondigen?

Wat Zet Je In Een Afwezigheidsmail?

Hoe Zet Je In Outlook Dat Je Afwezig Bent?

Hoe Stel Je Een Out Of Office In?

Top 6 out of office nieuwe baan voorbeeld